1. Trayectoria, filosofía y seguridad del sistema
El software extranet Paxio representa la consolidación tecnológica de más de 20 años de experiencia real de campo en el sector turístico de Perú. Concebido inicialmente como una solución a medida para optimizar las operaciones de nuestra propia agencia de viajes y mitigar los retos de los flujos de reservas normales, el sistema ha sido perfeccionado diariamente frente a escenarios cambiantes, normativas gubernamentales e imprevistos logísticos reales.
Hoy en día, transformado en una solución de software en la nube (SaaS), Paxio se erige como la plataforma idónea para agencias mayoristas, minoristas y tour operadores que demandan un control total de sus recursos sin las fricciones de los procesos manuales o el uso descentralizado de hojas de cálculo propensas a errores.
Seguridad de datos y confidencialidad absoluta
En el entorno turístico contemporáneo, resguardar las grillas de tarifas confidenciales, los márgenes netos de ganancia y los datos de identidad de los pasajeros es un imperativo legal y estratégico. Paxio implementa una infraestructura de Base de datos completamente encriptada. Cada registro financiero, cada copia documental y cada dato de facturación se almacena cifrado en servidores de alta disponibilidad, neutralizando cualquier riesgo de fuga de datos o accesos no autorizados por parte de terceros ajenos a su organización corporativa.
2. Arquitectura de acceso general y flexibilidad
La descentralización operativa es clave para el éxito turístico actual. Paxio rompe las barreras físicas de la oficina tradicional proporcionando una disponibilidad absoluta bajo las siguientes características técnicas esenciales:
La plataforma funciona de manera nativa e independiente en la web. No requiere instalaciones complejas de software ni configuraciones pesadas de infraestructura local. Es plenamente compatible con cualquier navegador del mercado actual, incluyendo Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari y Microsoft Edge.
Toda la interfaz del sistema ha sido maquetada bajo estándares de adaptabilidad extrema. El personal de oficina puede trabajar de forma cómoda en pantallas grandes de escritorio, mientras que los operadores y guías en campo pueden interactuar dinámicamente con la plataforma desde smartphones y tablets.
Paxio no penaliza el crecimiento de su empresa. Absolutamente todos nuestros planes comerciales incorporan acceso para un número infinito de usuarios simultáneos, permitiendo la incorporación de todo su personal comercial, operativo y externo sin incrementos en la facturación.
3. La torre de control: lista principal de control
La pantalla principal de Paxio ha sido diseñada bajo un principio de eficiencia cognitiva: permitir al administrador y al equipo de operaciones supervisar y dirigir todo el flujo de la agencia sin necesidad de navegar de forma de manera individual dentro de cada uno de los expedientes del sistema. Funciona como una auténtica torre de control predictiva.
Esta interfaz unificada consolida la totalidad de las solicitudes y demandas en espera de atención, proporcionando un resumen visual profundo y en tiempo real que abarca de forma directa:
- Identificación unívoca automatizada: Cada expediente cuenta con un número de dossier único generado automáticamente por el sistema bajo algoritmos de integridad relacional.
- Trazabilidad temporal: Registro inmediato de la fecha de creación de la solicitud junto con la fecha de operación del itinerario.
- Estructura del viaje: Muestra el servicio principal que define la naturaleza del file turístico al lado de un desglose directo de todos los sub-servicios asociados de forma jerárquica.
Gestión de urgencias, prioridades y fechas límite (butoir)
El sistema evalúa de manera constante la proximidad de las fechas de viaje frente a los plazos máximos permitidos por los proveedores. Paxio emite alertas visuales automáticas de prioridad alta y urgencia operativa cuando un file se aproxima a su fecha límite para la emisión de boletos obligatorios (fechas butoir), evitando penalizaciones por cancelaciones automáticas de espacios o la pérdida de reservas por falta de pago oportuno a los operadores centrales.
Monitoreo crítico de atractivos en tiempo real
Para la operación en Perú, el control de los cupos oficiales gubernamentales es el reto logístico más complejo del día a día. Paxio cuenta con un sistema integrado de actualización automática de plazas para los tres atractivos más críticos del sector:
Sincronización de cupos remotos para asegurar el trekking más demandado del continente.
Control estricto de accesos exprés para el bloque intermedio de pasajeros.
Monitoreo en vivo de todos los circuitos de acceso a la Llaqta, regulados por el Estado.
Alertas de caída de stock: Cuando los espacios libres globales en el portal del gobierno caen por debajo de los límites críticos parametrizados por su agencia, Paxio dispara notificaciones masivas inmediatas a todo el equipo, forzando la compra o aseguramiento del espacio antes del agotamiento total del stock público.
4. Anatomía de la ficha de detalle del expediente
Al ingresar a un expediente específico, Paxio despliega un panel operativo tridimensional que centraliza la totalidad de la información logística, de pasajeros y comercial de la reserva en una única interfaz unificada:
A. Información general y segmentación
Cada file registra de manera explícita la fecha del viaje, el número consolidado de pasajeros (Pax), el vendedor corporativo a cargo del expediente y, de forma fundamental, el origen del dossier (herramienta que permite rastrear si los servicios están siendo subcontratados por otra agencia de viajes aliada que trabaja de forma coordinada en su extranet).
B. Módulo de pasajeros y gestión de régimen alimentario
El capítulo de pasajeros permite registrar detalladamente el nombre completo, nacionalidad, número de documento oficial (DNI o Pasaporte) y fecha de nacimiento de cada viajero. Toda esta información es completamente editable en tiempo real.
Adicionalmente, se incluye un campo específico para el régimen alimentario de cada Pax (opciones para pasajeros vegetarianos, veganos, celíacos o con alergias alimentarias críticas), transfiriéndose automáticamente esta alerta a los manifiestos de los guías de campo, cocineros de trek y hoteles asociados.
Paxio elimina la carga manual de datos que ralentiza la operación. Con un solo clic, el sistema genera y descarga un archivo estructurado en Excel (.xlsx) configurado con el mapeo técnico exacto requerido por el Ministerio de Cultura de Perú. Su equipo puede subir este archivo directamente a la web gubernamental para ejecutar una Carga Masiva completa de pasajeros en pocos segundos, garantizando la compra inmediata de las entradas de Machu Picchu y Camino Inca sin errores humanos de digitación.
C. Gestión de servicios asociados y personalización avanzada
Cada file permite vincular una lista detallada de sub-servicios turísticos específicos tomados de la base de datos central de la agencia. Cada servicio heredado incluye de forma automática su nombre descriptivo, tipología de servicio, tarifas de costo proveedor y precios de venta preestablecidos.
Sin embargo, para responder a las necesidades específicas de cada cliente, absolutamente todos los campos de precios de cada servicio dentro del file son editables uno por uno. Esto permite al equipo aplicar descuentos específicos a un pasajero determinado, añadir suplementos personalizados o modificar las tarifas netas de manera quirúrgica para un expediente en particular.
D. Repositorio de archivos adjuntos ilimitado
Paxio cuenta con una zona de carga documental libre de restricciones de peso total o cantidad de archivos. Su equipo puede asociar directamente al expediente las copias escaneadas de pasaportes, carnets de estudiantes (ISIC) para validación de tarifas con descuento, e-tickets de vuelos internos, capturas de transferencias bancarias o los vouchers de servicios ya emitidos por los proveedores.
5. Módulo financiero: movimientos y control de caja
La gestión de flujos contables dentro de Paxio ha sido diseñada para reflejar la realidad del movimiento diario de capital de una agencia de viajes operadora, proporcionando una flexibilidad absoluta para el registro de entradas y salidas de dinero en múltiples direcciones:
Doble moneda simultánea y tipo de cambio diario
Para contrarrestar los riesgos de devaluación monetaria y simplificar el comercio internacional, Paxio opera de forma nativa e integrada bajo dos divisas en paralelo: Dólares Americanos (USD) y Soles Peruanos (PEN).
El administrador define y actualiza el tipo de cambio diario dentro de la consola central. A partir de este valor único, Paxio realiza las conversiones matemáticas de forma automática y transparente dentro de cada módulo contable, asegurando que las cotizaciones vigentes, los balances generales y los estados de cuentas se mantengan perfectamente equilibrados y sin pérdidas por diferencias cambiarias.
Seguimiento inmediato de pagos en attente
Cada expediente calcula de forma automática la ecuación de balance general del viaje: Monto Total Cotizado − Monto Encaissado = Saldo Pendiente de Cobro. Las alertas de cuentas por cobrar quedan reflejadas en los reportes de administración para evitar que un pasajero o agencia asociada inicie la operación de campo manteniendo saldos pendientes con la empresa.
6. Módulo de reportes de gestión e inteligencia de negocio
Paxio consolida el histórico operativo de su empresa para generar informes gerenciales y operativos de alta precisión. Estos reportes actúan como herramientas estadísticas indispensables para optimizar la toma de decisiones estratégicas basadas en el comportamiento real del mercado:
- Reportes comerciales y de cotizaciones activas: Análisis de la efectividad de la fuerza de ventas. Permite auditar en tiempo real el volumen total de solicitudes en estado de cotización, medir los ratios de conversión de solicitudes a files confirmados y evaluar el rendimiento individual de cada vendedor de la organización.
- Reporte de calendario de eventos y ocupación: Una visualización temporal que organiza de manera gráfica las salidas futuras de los grupos de viaje. Es el módulo idóneo para que el área de operaciones anticipe la logística de campo, controle el estado de ocupación de los hébergements u hoteles propios y coordine de forma anticipada los recursos móviles.
- Balances de cobros, facturación y finanzas contables: Provee estados de cuenta detallados que agrupan los montos efectivamente encajados, las facturaciones en curso emitidas y, fundamentalmente, la proyección de los saldos pendientes por cobrar en las próximas semanas, optimizando la previsión del flujo de caja (cash flow) corporativo.
- Reportes de coherencia y auditoría interna de datos: Un motor automatizado de auditoría que inspecciona la base de datos de forma regular para comprobar la integridad de la información. Alerta al administrador sobre cualquier inconsistencia, como expedientes confirmados sin pasajeros registrados, servicios asignados con tarifas de costo en cero o desfases de fechas operativas.
Paxio incluye una función de generación de un listing especializado optimizado para impresión física ou visualización. Este informe consolida la totalidad de las solicitudes de entradas a Machu Picchu pendientes de abono, agrupándolas con los formatos técnicos exigidos por el Banco de la Nación de Perú. El personal operativo puede acudir a la ventanilla bancaria con este listado impreso para procesar el pago masivo de reservas en un solo movimiento ágil, reduciendo significativamente las colas y los tiempos de tramitación presencial.
7. Control de accesos: los 4 perfiles de usuario
La descentralización operativa requiere de límites precisos para asegurar que cada miembro de la organización acceda estrictamente a la información indispensable para el ejercicio de sus funciones profesionales, protegiendo las capas financieras estratégicas de la empresa:
| Perfil de usuario | Nivel de acceso | Permisos operativos destacados |
|---|---|---|
| Administrador general | Acceso total (100%) | Control global de la extranet, edición del catálogo de tarifas base, auditoría contable, creación o eliminación de usuarios y reportes gerenciales de alto nivel. |
| Vendedor / comercial | Acceso intermedio | Creación de cotizaciones y expedientes, modificación de datos de pasajeros, registro de comentarios operativos y carga documental del file asignado. |
| Usuario contable | Acceso financiero | Restringido estrictamente a los módulos de tesorería, balances de cobros, facturación comercial, liquidaciones a proveedores y descargas para contabilidad general. |
| Guía de campo | Acceso restringido | Interfaz móvil optimizada de lectura rápida. Permite consultar exclusivamente el cronograma de sus próximos servicios programados asignados (ej. traslados de grupos, guiados en circuitos). |
8. Gestión automatizada de servicios operativos
Paxio incorpora módulos inteligentes para la automatización logística de más de una docena de tipos de servicios de campo estándar del turismo receptivo peruano:
• Traslados automatizados desde/hacia el aeropuerto
El sistema vincula de manera directa el hotel seleccionado para el recojo o destino del pasajero con la información exacta del vuelo (aerolínea, número de vuelo, hora de arribo o despegue). Almacena de forma nativa estos datos cruzados, organizando de manera automática el calendario de despachos de los transportistas turísticos de la empresa.
• Control ininterrumpido de manifiestos de campo
El sistema consolida los manifiestos de pasajeros desglosando de forma instantánea el número de integrantes de cada grupo de viaje, permitiendo la asignación balanceada de recursos logísticos (como el número exacto de porteadores, cocineros, equipos de camping y guías requeridos para el Camino Inca), optimizando el gasto operativo de forma integral.
9. Planes de suscripción anual comercial 2026
Mantenemos una política comercial clara y transparente: todos nuestros planes de suscripción anual incluyen exactamente el 100% de las funcionalidades del software extranet detalladas en este dossier técnico, junto con el beneficio de **usuarios ilimitados**. El valor de la inversión anual de su agencia se calcula exclusivamente en función de la cantidad de expedientes activos concurrentes que requiera gestionar de forma simultánea:
+ Impuesto de ley (IGV)
+ Impuesto de ley (IGV)
+ Impuesto de ley (IGV)
📌 Definición operativa normativa de "expediente activo (file)": Se computan bajo el límite del plan la totalidad de los expedientes que permanezcan de forma concurrente en los estados de: En Cotización, Fecha Abierta o En Curso / Reservado (es decir, solicitudes actuales en proceso y viajes futuros en preparación logística). Tan pronto como un expediente es cambiado al estado de Terminado (viaje ya ejecutado y liquidado financieramente) o Cancelado (reserva anulada), este deja de computar para el cupo del plan de forma inmediata, liberando espacio para la creación o recepción de nuevas demandas de viaje.
10. Datos de la empresa y garantía corporativa
El soporte técnico premium, el aprovisionamiento de los servidores seguros en la nube y la emisión de los comprobantes fiscales correspondientes (facturas comerciales con IGV) son respaldados de manera directa por nuestra empresa constituida formalmente ante las autoridades correspondientes de la República del Perú: